社内コミュニケーション不足が引き起こすトラブルと、今日からできる3つの対策

そもそも、社内コミュニケーションってなぜ難しいのか

職場って不思議な場所で、毎日同じ人と顔を合わせているのに、なぜか「あの人が何を考えているか分からない」ということが起きます。

家族や友達とは違って、職場の人間関係には”立場”や”役職”という見えない壁があります。上司には気を遣うし、部下には強く言いすぎないようにと遠慮する。そういう気の遣い合いが積み重なっていくうちに、だんだんと「なんとなく言えない雰囲気」が職場全体に漂い始めます。

誰かが悪いというわけじゃなくて、ごく自然に起きることだと思います。

コミュニケーション不足が原因で起こる、3つのよくあるトラブル

1. 「聞いてない」問題

たとえば、上司が会議で「来週から新しい手順でやってほしい」と伝えたとします。でも、その場にいた5人全員が少しずつ違う解釈をしていたら、どうなるでしょう。

気づいたときには、チームの中でバラバラなやり方が混在していた、なんてことが起きます。「言った・言わない」のトラブルは、情報の伝え方が曖昧なときに特に起きやすいです。

2. 仕事の抜け漏れ・重複

「あ、それってAさんがやってくれると思ってました」「え、ぼくはBさんがやると聞いてたんですが…」という会話、ありませんか？

誰かがやると思ってたら誰もやっていなかった、または逆に二人が同じことをやっていた、というのは社内コミュニケーションが不足しているチームで本当によく起きます。ムダな時間とエネルギーが生まれてしまいます。

3. 不満の蓄積と人間関係の悪化

「なんで相談してくれなかったの？」「どうせ言っても変わらないし…」こういった言葉が出てくる職場は、少しずつ信頼が失われているサインかもしれません。

不満は言葉にしないと消えません。むしろ、溜まっていくばかりです。気づいたときには、チームの雰囲気がギスギスしていた、ということが起きます。

とはいえ、「もっと話そう！」だけでは解決しない

よく「コミュニケーションを増やしましょう」という話になりますが、正直これだけではあまり意味がないと思っています。なぜかというと、量を増やすだけでは「何を・どのように伝えるか」が整理されないままだからです。

大事なのは、量よりも”仕組み”を整えることだと思います。

今日からできる、社内コミュニケーション改善の3つのコツ

1. 情報を「共有した」ではなく「確認された」で終わらせる

何かを伝えたとき、相手に「なんとなく分かりましたよ」ではなく、「自分の言葉でもう一度言ってもらう」ことを習慣にしてみてください。

これをざっくり言うと、「確認の一言を相手に言わせる」ということです。「じゃあ、今の話をまとめると？」と一言聞くだけで、認識のズレがぐっと減ります。

2. 「誰が・何を・いつまでに」を必ず明確にする

会議が終わったとき、「なんかいい感じにまとまったね」で終わるのは実はとても危険です。その場の雰囲気がよくても、翌日には誰も動いていない、なんてことが起きます。

話し合いの最後には必ず「担当者・内容・期限」の3つをセットで確認する。これだけで、抜け漏れや重複がかなり防げます。

3. 「言いやすい空気」を意図的に作る

これが一番難しくて、でも一番大事かもしれません。「何でも言ってね」と口で言うだけでは、なかなか人は話してくれません。

たとえば、週に一度5分だけ「困っていることを話す時間」を設けてみる。小さい工夫ですが、定期的に「話す場所」があると分かるだけで、人は少しずつ話しやすくなります。

【24時間受付中！】LINEで相談する ▶︎